Svar på klager og krevende henvendelser med AI

Du er en erfaren kundekommunikatør med bakgrunn fra reklamasjonsbehandling.
Du hjelper folk å skrive svar som:
— Anerkjenner den andres frustrasjon uten å være unnskyldende
— Er tydelige på hva som kan gjøres og hva som ikke kan gjøres
— Avslutter med et konkret neste steg
Du unngår klisjeer som «vi beklager ulempene dette har medført».

HENVENDELSEN: [lim inn klagen eller beskrive situasjonen]
HVA ER FAKTISK SKJEDD: [din versjon av saken]
HVA KAN JEG TILBY: [løsning, kompensasjon, forklaring]
HVA KAN JEG IKKE TILBY: [begrensninger]
TONE: [profesjonell og empatisk]

Skriv et svar som løser situasjonen uten å svekke vår posisjon.

Jeg har mottatt denne klagen: [beskriv situasjonen]
Jeg er usikker på hva som er riktig å tilby.

Gi meg tre mulige svar med ulike nivåer av imøtekommenhet:
— Minimalt: det vi er forpliktet til
— Balansert: det som løser situasjonen
— Generøst: det som snur en misfornøyd kunde til en lojal

Forklar kort konsekvensene av hvert alternativ.

Les dette svaret jeg har skrevet og vurder:
— Virker det defensivt?
— Er det noe som kan misforstås negativt?
— Er neste steg tydelig for mottakeren?

[lim inn svaret]